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Der Zugriff auf Kassen­daten einer Einzel­un­ter­neh­merin inner­halb einer Außen­prü­fung

Der Bundes­fi­nanzhof hatte in einem aktu­ellen Fall zu entscheiden, ob das Finanzamt Zugriff auf die Kassen­daten einer Einzel­un­ter­neh­merin inner­halb einer Außen­prü­fung hat. Zu entscheiden war die Frage, ob die Daten zum Waren­ver­kauf vom Daten­zu­griffs­recht des FA umfasst sind, da die Einzel­un­ter­neh­merin nicht zur Einzel­auf­zeich­nung verpflichtet war.


In dem Streit­fall erzielte eine Einzel­händ­lerin gewerb­liche Einkünfte aus dem Betrieb einer Apotheke. Sie war nach §§ 238 ff. des Handels­ge­setz­buchs (HGB) buch­füh­rungs­pflichtig und verwen­dete ein speziell für Apotheken entwi­ckeltes PC-gestütztes Erlö­ser­fas­sungs­system mit inte­grierter Waren­wirt­schafts­ver­wal­tung.

Die Tages­ein­nahmen wurden über modu­lare PC-Regis­trier­kassen erfasst, dann durch Tagesend­sum­men­bons mit anschlie­ßender Null­stel­lung ausge­wertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassen­buch einge­tragen.

Das Finanzamt ordnete für die Streit­jahre eine Außen­prü­fung bei der Einzel­händ­lerin an. Zusammen mit der Prüfungs­an­ord­nung bat es um die Vorlage der ggf. in elek­tro­ni­scher Form gefer­tigten Buch­hal­tung auf einem maschi­nell verwert­baren Daten­träger.

Zur Prüfungs­vor­be­rei­tung forderte der Prüfer zudem, bestimmte Daten aus dem Waren­wirt­schafts­system – u. a. die „Einzel­daten der Regis­trier­kasse (Journal der EDV-Kasse sowie Daten der Z-Bons)“ und die „Einzel­daten des Waren­ver­kaufs“ – in elek­tro­nisch verwert­barer Form vorzu­legen.

Die Einzel­händ­lerin über­sandte daraufhin eine CD mit bereit­ge­stellten Daten des Kassen­sys­tems. Die Datei mit der Einzel­do­ku­men­ta­tion der Verkäufe hatte sie zuvor entfernt, da sie der Ansicht war, das Finanzamt habe kein entspre­chendes Zugriffs­recht.

Die Einzel­un­ter­neh­merin war der Auffas­sung, dass das Finanzamt nicht berech­tigt gewesen sei, Einsicht in die ange­for­derte Verkaufs­datei zu nehmen, weil sie nicht verpflichtet gewesen sei, die von ihr getä­tigten Verkäufe im Einzelnen manuell oder auf einem Daten­träger aufzu­zeichnen.

Die Entschei­dung

Mit Urteil vom 16.12.2014 (Az. X R 42/13) hat der Bundes­fi­nanzhof (BFH) entschieden, dass Einzel­händler nach den Grund­sätzen ordnungs­ge­mäßer Buch­füh­rung verpflichtet sind, im Rahmen der Zumut­bar­keit sämt­liche Geschäfts­vor­fälle einschließ­lich der über die Kasse bar verein­nahmten Umsätze einzeln aufzu­zeichnen.

Anders als das Finanz­ge­richt kam der BFH zu dem Ergebnis, dass die Einzel­un­ter­neh­merin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 des Handels­ge­setz­buchs zur Aufzeich­nung der einzelnen Geschäfts­vor­fälle verpflichtet war und die Kassen­daten der Finanz­be­hörde in elek­tro­nisch verwert­barer Form über­lassen musste.

Die Buch­füh­rung müsse stets einen zuver­läs­sigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu über­prüfen. Deshalb sei es nach den Grund­sätzen ordnungs­ge­mäßer Buch­füh­rung erfor­der­lich, dass verdich­tete Buchungen in Einzel­po­si­tionen aufge­glie­dert werden könnten.

Dies gelte auch für Barge­schäfte, sofern Einzel­auf­zeich­nungen dem Steu­er­pflich­tigen zumutbar seien. Er könne zwar frei entscheiden, wie er seine Waren­ver­käufe erfasse. Entscheide er sich aber für ein Kassen­system, das sämt­liche Kassen­vor­gänge einzeln und detail­liert aufzeichne sowie diese spei­chere, könne er sich nicht auf die Unzu­mut­bar­keit der Aufzeich­nungs­ver­pflich­tung berufen und müsse seine Aufzeich­nungen auch aufbe­wahren.

Die Finanz­be­hörde habe dann inner­halb einer Außen­prü­fung das Recht, die mithilfe des Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschi­nell verwert­baren Daten­träger zur Prüfung anzu­for­dern.


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