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Forde­rungs­ma­nage­ment: Keiner rutscht durchs Raster

Durch Zahlungs­aus­fälle oder -verzö­ge­rungen können selbst starke Unter­nehmen in finan­zi­elle Not geraten. Ein voraus­schau­endes Forde­rungs­ma­nage­ment mit der passenden Soft­ware und erfah­renen Dienst­leis­tern hilft dabei, die Liqui­dität zu sichern.

Text: Eva Müller-Tauber


Im Geschäft mit Firmen­kunden geht heute wenig ohne groß­zü­gige Zahlungs­ziele, sie werden von Auftrag­ge­bern zuneh­mend als Finan­zie­rungs­in­stru­ment genutzt. Auch Paul Grei­neder, der mit seiner Frau Margot Esser-Grei­neder die Pharmos Natur Green Luxury GmbH im ober­baye­ri­schen Uffing am Staf­felsee leitet, räumt daher bran­chen­üb­liche Fristen ein. Wer sich aber darüber hinaus auf seine Kosten zusätz­liche Liqui­dität verschaffen will und Rech­nungen zu spät oder nicht begleicht, hat schlechte Karten. Forde­rungs­ma­nage­ment und Mahn­wesen des Herstel­lers von Heil­pflan­zen­kos­metik sind straff orga­ni­siert. Ein Compu­ter­pro­gramm infor­miert bei Ablauf des Zahlungs­ziels über nicht begli­chene Rech­nungen. „Wir mahnen säumige Schuldner sofort, meis­tens ohne vorher anzu­rufen“, sagt Grei­neder. „Ausnahmen machen wir nur bei lang­jäh­rigen Kunden, die wir persön­lich kennen.“

Neben diesem konse­quenten Vorgehen gibt es einen weiteren Grund dafür, dass der Firmen­chef bislang kaum Forde­rungen über ein Inkas­so­büro oder einen Rechts­an­walt eintreiben musste. Eine soge­nannte Delk­re­de­re­ver­si­che­rung sichert das Unter­nehmen bei Waren­lie­fe­rungen ins In- und Ausland für den Fall ab, dass jemand nicht zahlt. Zugleich behält der Kredit­ver­si­cherer die Bonität der Auftrag­nehmer im Blick und prüft die Zahlungs­fä­hig­keit mögli­cher Neukunden. Bei einem nega­tiven Ergebnis gibt es keinen Schutz im Rahmen der Delk­re­de­re­po­lice. Für Grei­neder heißt das, keine Geschäfts­be­zie­hung einzu­gehen: „Wir arbeiten nur mit Abneh­mern zusammen, bei denen unser Kredit­ver­si­cherer grünes Licht bezüg­lich deren Zahlungs­fä­hig­keit gegeben hat.“

FORDE­RUNGS­MA­NAGE­MENT

Acht Tipps für den schnel­leren Weg zum Geld

Über­prüfen Sie die Bonität, bevor Sie einem Kunden einen Kredit einräumen – und behalten Sie diese stets im Blick. Nutzen Sie dafür jede verfüg­bare Infor­ma­ti­ons­quelle.

Bieten Sie Zahlungs­an­reize. Durch Skonti sowie über eine enge Kontakt­pflege errei­chen Sie eher, dass Kunden Ihre Rech­nungen von sich aus früh­zeitig beglei­chen.

Stellen Sie Rech­nungen zeitnah. Vermeiden Sie dabei formale Fehler, die zu Rekla­ma­tionen und so zu berech­tigten Verzö­ge­rungen beim Beglei­chen der Forde­rung führen können.

Opti­mieren Sie Ihr Mahn­wesen. Mahnen Sie nach einer kurzen Kulanz­zeit. Prüfen Sie vorher akri­bisch, ob alle Leis­tungen komplett erbracht und alle Buchungen erfasst wurden.

Planen Sie Ihre Liqui­dität sorg­fältig. Seien Sie bei erwar­teten Zahlungen nicht zu opti­mis­tisch. Klären Sie früh­zeitig mit der Bank die Finan­zie­rung mögli­cher Außen­stände.

Setzen Sie Forde­rungen mit externer Hilfe durch. Helfen Mahnungen nicht weiter, sollten Sie einen Inkas­so­dienst­leister und einen Rechts­an­walt einschalten.

Erwägen Sie den Abschluss einer Delk­re­de­re­ver­si­che­rung. Sie prüft konti­nu­ier­lich die Bonität Ihrer Kunden und zahlt im verein­barten Rahmen bei Forde­rungs­aus­fällen.

Denken Sie auch über Facto­ring nach. Der Forde­rungs­ver­kauf wird als lang­fris­tiges Finan­zie­rungs­in­stru­ment immer inter­es­santer. Beim Full-Service-Facto­ring lassen sich sogar das firmen­ei­gene Mahn­wesen sowie das Debi­to­ren­ma­nage­ment outsourcen.

Quellen: Grün­der­zeiten 08 „Forde­rungs­ma­nage­ment“ des BMWi/Professor Bernd Weiß, Hoch­schule Bochum

Meiden Sie wenig solide Firmen

Wer wie Grei­neder regel­mäßig die Bonität der Kunden prüft, konse­quent Forde­rungen eintreibt und sich zudem gegen Zahlungs­aus­fälle absi­chert, mini­miert das Risiko, durch finan­ziell ange­schla­gene Firmen selbst Liqui­di­täts­pro­bleme zu bekommen. Laut der Auswer­tung „Zahlungs­fä­hig­keit deut­scher Unter­nehmen“ der Bürgel Wirt­schafts­in­for­ma­tionen GmbH & Co. KG in Hamburg vom Früh­jahr 2015 bergen derzeit 290.000 Betriebe ein sehr hohes Zahlungs­aus­fall­ri­siko. „Durch Forde­rungs­aus­fälle entstehen Schäden in Milli­ar­den­höhe“, sagt Geschäfts­führer Norbert Sellin, „und durch Domi­no­ef­fekte können weitere Unter­nehmen in Schief­lage geraten.“

Daher rät Bernd Weiß, detail­lierte Infor­ma­tionen zur Bonität einzu­holen, bevor Firmen ihren Kunden Zahlungs­ziele einräumen. „Die beste Vorsorge gegen Zahlungs­aus­fälle ist, kriti­schen Kandi­daten keinen Kredit zu gewähren oder mitunter ganz auf ein Geschäft zu verzichten“, so der Professor für Allge­meine Betriebs­wirt­schafts­lehre, Finanz­wirt­schaft und Control­ling an der Hoch­schule Bochum, der zudem das Institut für Unter­neh­mens­dia­gnose (InDiag) leitet. Und die Rech­nung sollte gestellt werden, sobald die Leis­tung erbracht ist – unbe­dingt unter Beach­tung der formalen Details. „Jede Unge­nau­ig­keit in der Rech­nung kann der Kunde nutzen, um die Zahlung hinaus­zu­zö­gern oder zu verwei­gern“, warnt Weiß. Wer den Auftrag­geber kurz vor Ablauf der Zahlungs­frist tele­fo­nisch frage, ob er mit der Leis­tung zufrieden sei, schlage zwei Fliegen mit einer Klappe: „Er holt wert­volles Feed­back ein und kann nebenbei darauf hinweisen, dass bald die Rech­nung fällig ist.“

Ist das Zahlungs­ziel über­schritten, sollte spätes­tens nach einer Kulanz­woche eine schrift­liche Mahnung raus­gehen. „Damit gerät der Kunde gesetz­lich in Zahlungs­verzug“, so Weiß. Der tritt bei Rech­nungen ohne festen Zahlungs­termin sonst auto­ma­tisch 30 Tage nach Eingang der Rech­nung beim Kunden ein. Ab dann muss der Schuldner den soge­nannten Verzugs­schaden ersetzen. Dazu zählen Zinsen, mögliche Anwalts- oder Inkas­s­o­kosten sowie gege­be­nen­falls entgan­gener Gewinn. Seit Mitte 2014 dürfen Gläu­biger pauschal 40 Euro für Mahn­ak­ti­vi­täten verlangen. Bei guten und lang­jäh­rigen Geschäfts­part­nern, so Experte Weiß, empfehle sich aber zuerst ein Tele­fonat: „So lässt sich leicht heraus­fil­tern, ob der Abnehmer nicht zahlen kann oder nicht zahlen will – und es finden sich leichter Lösungen, damit der Gläu­biger zu seinem Geld kommt und die Geschäfts­be­zie­hung aufrecht­erhalten werden kann.“

Verrin­gern Sie den Zins­nach­teil

Auch aus steu­er­li­cher Sicht sollten Firmen­chefs inter­es­siert sein, dass Rech­nungen zügig begli­chen werden. „Schließ­lich müssen sie für die Umsatz­steuer gegen­über dem Finanzamt in Vorleis­tung treten“, so Nora Schmidt-Kesseler, Haupt­ge­schäfts­füh­rerin der Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer in Berlin. „Je länger der Abnehmer mit der Zahlung wartet, umso höhere Zins­nach­teile erleidet der leis­tende Unter­nehmer aus seinem Zwangs­kredit an den Fiskus.“

Beim Forde­rungs­ma­nage­ment helfen kann der Steu­er­be­rater, indem er zeitnah – je nach Orga­ni­sa­tion der Buch­hal­tung wöchent­lich, vier­zehn­täg­lich oder monat­lich – einen Über­blick über die offenen Forde­rungen erstellt. „Außerdem lassen sich durch Vergan­gen­heits­ana­lysen säumige Zahler heraus­ar­beiten, von denen der Unter­nehmer dann beispiels­weise Voraus­zah­lungen verlangen kann“, ergänzt Schmidt-Kesseler. Zusätz­lich kann der Steu­er­be­rater den Unter­nehmer über Möglich­keiten eines Facto­ring infor­mieren und berechnen, was für finan­zi­elle Vorteile aus einer Abgabe aller oder bestimmter Forde­rungen an ein Facto­ring-Unter­nehmen zu erwarten sind.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 03/2015

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