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Möglich­keiten der Gewäh­rung steu­er­freier Arbeit­ge­ber­leis­tungen

Grund­sätz­lich unter­liegen Zuwen­dungen an Arbeit­nehmer der Lohn­steu­er­pflicht und dem Beitrags­abzug der Sozi­al­ver­si­che­rung. Nach­fol­gend werden Möglich­keiten für Arbeit­geber in der Gewäh­rung von steu­er­freien Arbeit­ge­ber­leis­tungen – nicht abschlie­ßend – skiz­ziert.


Zuwen­dungen an Arbeit­nehmer in folgenden Berei­chen können ein effi­zi­entes Instru­ment zur Senkung der Lohn­ne­ben­kosten sein: Arbeits­mittel, Aufmerk­sam­keiten, Ausla­gen­er­satz, Beihilfen für Notfälle, Betriebs­sport und Gesund­heits­för­de­rung, Betriebs­ver­an­stal­tungen, Fahrt­kos­ten­er­satz, Fort­bil­dung, Frei­grenze für Sach­be­züge, Kinder­gar­ten­zu­schüsse, Klei­dung, Manko­geld, Perso­nal­com­puter, Rabatt­frei­be­trag, Reise­kosten, Restau­rant­scheck, Sammel­be­för­de­rung, Tele­kom­mu­ni­ka­tion, Umzugs­kosten, Vermö­gens­be­tei­li­gungen, Verpfle­gungs­mehr­auf­wand, Waren­gut­scheine, Werk­zeug­geld, Zins­vor­teil bei Arbeit­ge­ber­dar­lehen, Zukunfts­si­che­rung, Zuschläge für Sonn­tags-, Feier­tags- und Nacht­ar­beit.

Arbeits­mittel Unent­gelt­lich zur beruf­li­chen Nutzung über­las­sene Arbeits­mittel sind steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei.

Aufmerk­sam­keiten Sach­leis­tungen, die dem Arbeit­nehmer aus Anlass eines beson­deren persön­li­chen Ereig­nisses zuge­wendet werden, sind steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei, wenn ihr Wert 40 EUR (inkl. Umsatz­steuer) nicht über­steigt. Bei Gutscheinen gilt diese Rege­lung jedoch nur dann, wenn der Gutschein als Sach­zu­wen­dung anzu­sehen ist. Geld­zu­wen­dungen sind hingegen immer steu­er­pflichtig. Die Aufmerk­sam­keiten umfassen eben­falls Getränke und Genuss­mittel, die der Arbeit­geber zum Verzehr verbil­ligt oder unent­gelt­lich über­lässt.

Ausla­gen­er­satz Geld­be­träge, die der Arbeit­nehmer für den Arbeit­geber ausge­geben hat, sind steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei (z. B. Park­ge­bühren oder Benzin­kosten, wenn der Arbeit­nehmer diese auf Rech­nung des Arbeits­ge­bers getragen hat).

Beihilfen für Notfälle Beihilfen und Unter­stüt­zungen, die wegen Hilfs­be­dürf­tig­keit gewährt werden, sind bis zu einem Betrag von 600 EUR im Jahr steu­er­frei, wenn die Unter­stüt­zungen dem Anlass nach gerecht­fer­tigt sind, z. B. in Krank­heits- und Unglücks­fällen. In Ausnah­me­fällen können auch Leis­tungen von mehr als 600 EUR steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei bleiben. Zuwen­dungen für Heirat oder Geburt sind hingegen seit 01.01.2006 steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflichtig.

Betriebs­sport und Gesund­heits­för­de­rung Leis­tungen des Arbeit­ge­bers zur Verbes­se­rung des allge­meinen Gesund­heits­zu­standes und der betrieb­li­chen Gesund­heits­för­de­rung, die zusätz­lich zum ohnehin geschul­deten Arbeits­lohn erbracht werden, bleiben steu­er­frei, soweit sie den Betrag von 500 EUR im Kalen­der­jahr nicht über­steigen. Hiervon erfasst werden z. B. Leis­tungen zur Verbes­se­rung des allge­meinen Gesund­heits­zu­standes und zur Vorbeu­gung und Redu­zie­rung arbeits­be­dingter Belas­tungen des Bewe­gungs­ap­pa­rates. Stellt der Arbeit­geber einen Fitness­raum unent­gelt­lich zur Verfü­gung, ist dies eine steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­freie Leis­tung zur Verbes­se­rung der Arbeits­be­din­gungen im über­wie­gend betrieb­li­chen Inter­esse. Dies gilt nicht für die Über­nahme von Mitglieds­bei­trägen des Arbeit­neh­mers z. B. für ein Fitness­studio. Dieses ist eine Barzu­wen­dung, somit steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tiger Arbeits­lohn! Ist der Arbeit­geber Vertrags­partner des Leis­tungs­er­brin­gers, liegt ein Sach­bezug vor. Sach­be­züge sind bis zu 44 EUR im Monat steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei.

Betriebs­ver­an­stal­tungen Steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei sind bis zu zwei Betriebs­ver­an­stal­tungen, z. B. Betriebs­aus­flug oder Weih­nachts­feier, im Jahr, wenn die Ausgaben pro Veran­stal­tung höchs­tens 110 EUR pro Arbeit­nehmer betragen.

Fahrt­kos­ten­er­satz Benutzt der Arbeit­nehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stätte seinen eigenen Pkw, kann der Arbeit­geber ihm mit 15 % pauschal besteuert 0,30 EUR pro Entfer­nungs­ki­lo­meter erstatten. Durch die steu­er­lich zuläs­sige Pauschal­be­steue­rung unter­liegt der Fahrt­kos­ten­zu­schuss nicht der Sozi­al­ver­si­che­rungs­pflicht.

Fort­bil­dung Beruf­liche Fort- und Weiter­bil­dungs­leis­tungen sind immer dann steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei, wenn die Maßnahmen im über­wie­genden Inter­esse des Arbeit­ge­bers durch­ge­führt werden. Nach der neueren Recht­spre­chung des Bundes­fi­nanz­hofes können bei gemischt veran­lassten Dienst­reisen, also Reisen, die neben einem eindeutig beruf­li­chen Teil auch private Frei­zeit­ele­mente beinhalten, die Reisekos­ten in steu­er­pflich­tige Sach­zu­wen­dungen und Zuwen­dungen im betrieb­li­chen Inter­esse aufge­teilt werden.

Die Lohn­steuer kann entweder indi­vi­duell nach den Merk­malen der Lohn­steu­er­karte oder unter den gesetz­li­chen Voraus­set­zungen pauschal durch den Arbeit­geber erhoben werden. Die Pauschal­be­steue­rung hat jedoch keine Auswir­kung für den Bereich der Sozi­al­ver­si­che­rung.

Frei­grenze für Sach­be­züge Sach­be­züge sind steu­er­frei, wenn der Vorteil für den Arbeit­nehmer höchs­tens 44 EUR pro Kalen­der­monat beträgt. Dabei handelt es sich um eine Frei­grenze. Wurde in einem Monat die Grenze von 44 EUR über­schritten, sind die gesamten Bezüge lohn­steu­er­pflichtig. Umfasst ist z. B. die Über­las­sung monat­li­cher Fahr­karten des öffent­li­chen Nahver­kehrs (Jobti­ckets).

Kinder­gar­ten­zu­schüsse Beiträge für Kinder­gärten und andere vergleich­bare Einrich­tungen, in denen nicht schul­pflich­tige Kinder tags­über betreut und versorgt werden, können Arbeit­geber steu­er­frei gewähren. Dies gilt sowohl für betrieb­liche als auch für außer­be­trieb­liche Einrich­tungen. Es muss sich dabei um zusätz­lich zum Arbeits­lohn erbrachte Leis­tungen handeln.

Klei­dung Die Gestel­lung typi­scher Berufs­klei­dung durch den Arbeit­geber an den Arbeit­nehmer ist grund­sätz­lich steu­er­frei (z. B. Uniform von Bundes­wehr-, Polizei- und Bahn­be­schäf­tigten).

Manko­geld Arbeit­nehmer, die im Kassen- und Zähl­dienst beschäf­tigt sind, erhalten von ihren Arbeit­ge­bern viel­fach eine beson­dere Entschä­di­gung zum Ausgleich von Kassen­ver­lusten, auch Fehl­geld­ent­schä­di­gungen, Zähl­gelder, Kassen­ver­lust­ent­schä­di­gungen genannt. Pauschale Fehl­geld­ent­schä­di­gungen sind steu­er­frei, soweit sie 16 EUR im Monat nicht über­steigen.

Perso­nal­com­puter Die private Nutzung eines betrieb­li­chen Compu­ters durch den Arbeit­nehmer ist steu­er­frei. Dies gilt auch, wenn der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer den Computer über­lässt und schrift­lich verein­bart wird, dass der Arbeit­nehmer den Computer beruf­lich und privat nutzen darf. Zudem ist zu verein­baren, dass das Gerät wieder an den Arbeit­geber zurück­zu­geben ist.

Rabatt­frei­be­trag Über­lässt der Arbeit­geber seinen Arbeit­neh­mern eigene Waren oder Dienst­leis­tungen unent­gelt­lich oder gewährt er hierauf einen Rabatt, so ergibt sich für den Arbeit­nehmer ein steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tiger geld­werter Vorteil. Dies gilt nicht, wenn der Rabatt­frei­be­trag bis zu einer Höhe von 1.080 EUR im Jahr einge­halten wird. Umfasst sind solche Produkte und Dienst­leis­tungen, mit denen der Arbeit­geber handelt. Maßge­bend für die steu­er­liche Bewer­tung des einge­räumten Rabatts ist der um 4 % gemin­derte Endpreis, zu denen der Arbeit­geber die Waren oder Dienst­leis­tungen fremden Endver­brau­chern im allge­meinen Geschäfts­ver­kehr anbietet.

Reise­kosten Reise­kosten, die der Arbeit­nehmer wegen einer betrieb­lich veran­lassten Dienst­reise getragen hat, kann der Arbeit­geber steu­er­frei ersetzen.

Sammel­be­för­de­rung Eine Sammel­be­för­de­rung von Arbeit­neh­mern zwischen Wohnung und Arbeits­stätte mit einem vom Arbeit­geber gestellten Beför­de­rungs­mittel ist steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei, wenn sie für den betrieb­li­chen Einsatz der Arbeit­nehmer notwendig ist. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Beför­de­rung mit öffent­li­chen Beför­de­rungs­mit­teln aufgrund unver­hält­nis­mäßig hohen Zeit­auf­wands oder auch gar nicht (mangels Ange­bots) statt­finden könnte.

Restau­rant­scheck Die Mitar­bei­ter­ver­pfle­gung ist für Unter­nehmen von 2010 an bis zu 1.298 EUR jähr­lich pro Arbeit­nehmer abga­ben­frei. Der Arbeit­geber kann seinen Arbeit­neh­mern einen Essens­zu­schuss in Form eines Restau­rant­schecks zukommen lassen. Voraus­set­zung ist, dass der Arbeit­nehmer sich aus seinem bereits versteu­erten Netto­ein­kommen ab 2010 in Höhe von 2,80 EUR betei­ligt oder der Sach­be­zugs­wert pauschal mit 25 % versteuert wird, entweder vom Arbeit­nehmer oder Arbeit­geber. Die Betei­li­gung von 2,80 EUR erhält der Mitar­beiter mit dem Restau­rant­scheck wieder zurück. Somit ergibt sich für 2010 ein maxi­maler Scheck­wert pro Arbeitstag von 5,90 EUR. Über­nimmt der Arbeit­nehmer die Pauschal­steuer auf den Sach­be­zugs­wert von 2,80 EUR, kann der Arbeit­geber nicht nur bis zu 3,10 EUR, sondern jeden gewünschten Betrag bis maximal 5,90 EUR pro Restau­rant­scheck steuer- und sozi­al­ab­ga­ben­frei an den Mitar­beiter ausgeben.

Tele­kom­mu­ni­ka­tion Die private Nutzung von Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­räten ist für den Arbeit­nehmer steu­er­frei. Für den steu­er­freien Ersatz beruf­lich entstan­dener Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­kosten kann der Arbeit­geber die laut Einzel­kos­ten­nach­weis ange­fal­lenen tatsäch­li­chen Aufwen­dungen ersetzen. Dabei reicht es aus, die Einzelkos­ten über einen Zeit­raum von drei Monaten nach­zu­weisen und diesen reprä­sen­ta­tiven Durch­schnitt in der Folge anzu­setzen.

Alter­nativ kann er pauschal ohne Einzel­kos­ten­nach­weis bis zu 20 % des Rech­nungs­be­trages, höchs­tens aber 20 EUR pro Monat ersetzen.

Umzugs­kosten Zieht der Arbeit­nehmer aus beruf­li­chen Gründen um, kann ihm der Arbeit­geber die Umzugs­kosten steu­er­frei erstatten. Aller­dings dürfen die Kosten nicht höher sein als im Bundes­um­zugs­kos­ten­ge­setz ange­geben. Außerdem müssen, sofern der Arbeit­nehmer die Kosten per Einzel­nach­weis bezif­fert, einzelne Posi­tionen heraus­ge­nommen werden, die nicht steu­er­frei erstattet werden dürfen. Dazu gehören z. B. die Kosten für neu ange­schaffte Möbel oder Vermö­gens­ver­luste (z. B. Veräußerungs­kos­ten).

Vermö­gens­be­tei­li­gungen Erhalten Mitar­beiter die Chance, unent­gelt­lich oder verbil­ligt Vermö­gens­be­tei­li­gungen wie Aktien, GmbH-Anteile oder stille Betei­li­gungen zu erwerben, sind diese Bezüge lohn­steu­er­frei, wenn sie nicht höher sind als der halbe Wert der Betei­li­gung und insge­samt 135 EUR im Kalen­der­jahr nicht über­steigen.

Zins­vor­teil bei Arbeit­ge­ber­dar­lehen Ein Arbeit­ge­ber­dar­lehen ist die Über­las­sung von Geld durch den Arbeit­geber oder aufgrund des Dienst­ver­hält­nisses durch einen Dritten an den Arbeit­nehmer, die auf dem Rechts­grund eines Darle­hens­ver­trags beruht. Gewährt der Unter­nehmer ein unver­zins­li­ches oder zins­ver­bil­ligtes Arbeit­ge­ber­dar­lehen, so stellen die Zins­er­spar­nisse für den Arbeit­nehmer grund­sätz­lich Arbeits­lohn dar und sind lohn­steu­er­lich abzu­rechnen. Die Zins­ersparnisse ergeben sich aus der Zins­dif­fe­renz zwischen dem Zins aus dem gewährten Arbeit­ge­ber­dar­lehen gegen­über dem markt­üb­li­chen Zins eines vergleich­baren Darle­hens. Zur Ermitt­lung des markt­üb­li­chen Zins­satzes mit Hilfe der EWU-Zins­sta­tistik der Deut­schen Bundes­bank. Solange die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohn­zah­lungs­zeit­raums 2.600 EUR (Nicht­auf­griffs­grenze) nicht über­steigt, werden die Zins­er­spar­nisse lohn­steu­er­lich nicht erfasst. Zudem findet die 44-EUR-Sach­be­zugs­frei­grenze Anwen­dung.

Verpfle­gungs­mehr­auf­wand Wer sich mindes­tens 8 Stunden außer­halb der Wohnung bzw. der regel­mä­ßigen Arbeits­stätte aufhält, kann vom Arbeit­geber eine Entschä­di­gung für den Verpfle­gungs­mehr­auf­wand erhalten. Er beträgt bei einer Abwe­sen­heit ab 24 Stunden 24 EUR, ab 14 bis 24 Stunden 12 EUR, ab 8 bis 14 Stunden 6 EUR .

Bei Auslands­reisen gelten spezi­elle pauschale Länder-Auslands­ta­ge­gelder.

Waren­gut­scheine Ein Waren­gut­schein ist steu­er­frei, wenn der Gutschein beim Arbeit­geber einzu­lösen ist. Der Gutschein stellt auch dann einen Sach­bezug dar, wenn er auf einen Euro-Betrag lautet. Es ist die monat­liche 44-EUR-Frei­grenze oder der Rabatt­frei­be­trag in Höhe von 1.080 EUR anzu­wenden.

Die Waren­gut­scheine, die der Arbeit­nehmer bei einem Dritten einlösen kann, unter­liegen stren­geren Anfor­de­rungen. Auf dem Waren­gut­schein muss eine bestimmte, der Art und Menge nach konkret bezeich­nete Ware oder Dienst­leis­tung ohne einen anzu­rech­nenden Betrag ange­geben sein. Begüns­tigte Sach­zu­wen­dungen liegen so z. B. vor, wenn der Gutschein nur die zu tankende Menge und die Treib­stoffart ausweist.

Werk­zeug­geld Für Werk­zeuge, die betrieb­lich genutzt werden, kann der Arbeit­geber eine steu­er­freie Erstat­tung an den Arbeit­nehmer vornehmen. Die Steu­er­frei­heit für Werk­zeug­geld gilt ausschließ­lich für Hand­werks­zeug, das zur leich­teren Hand­ha­bung, Be- und Verar­bei­tung eines Gegen­standes dient.

Zukunfts­si­che­rung Seit 2005 können die Beiträge zu Direkt­ver­si­che­rungen – wie bei Pensi­ons­kassen und Pensi­ons­fonds – bis zu einer Höhe von 4 % der Beitrags­be­mes­sungs­grenze (2010 = 2.640 EUR) steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei aus dem Brut­to­ein­kommen umge­wan­delt werden. Darüber hinaus ist bei Verträgen, die seit Anfang 2005 abge­schlossen wurden, eine weitere steu­er­freie, aber sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tige Entgelt­um­wand­lung bis zu 1.800 EUR pro Jahr möglich.

Zuschläge für Sonn­tags-, Feier­tags- und Nacht­ar­beit

Zusätz­lich zum Grund­lohn können folgende Zuschläge für Sonn­tags-, Feier­tags- und Nacht­ar­beit steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei gezahlt werden. Die Zuschläge sind auf einen Grund­lohn von höchs­tens 50 EUR beschränkt:

  • Heim­ar­beit: 10 %
  • Nacht­ar­beit von 20 bis 6 Uhr: 25 % bzw. von 0 bis 4 Uhr, wenn vor 0 Uhr begonnen: 40 %
  • Sonn­tags­ar­beit von 0 bis 24 Uhr: 50 %
  • Gesetz­liche Feier­tage von 0 bis 24 Uhr: 125 %
  • Silvester von 14 bis 24 Uhr: 125 %
  • Weih­nachts­fei­er­tage von 0 bis 24 Uhr: 150 %
  • Heilig­abend von 14 bis 24 Uhr: 150 %
  • 1. Mai von 0 bis 24 Uhr 150 %

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